사무관리규정

2002. 2. 15 제정

 

 

제1장  총  칙

제1조 (목 적)

이 규정은 해주정씨대종친회(이하 “본 회”라 한다)의 사무관리에 관한 사항을 규정함으로써 사무의 능률을 높이고 책임의 소재를 분명히 함을 목적으로 한다.

제2조 (적용의 범위)

이 규정은 임원, 직원 등 명칭 여하를 불문하고 본 회의 회무를 처리하는 모든 자 (이하 “임ㆍ직원”이라 칭한다)의 사무 처리에 적용한다.

제3조 (정 의)

이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다

1. “문서”라 함은 본 회의 내부 또는 상호 간이나 대외적으로 업무상 작성 또는 시행되는 문서(장부, 전표, 도면, 사진과 디스크, 테이프, 필름 등 특수매체기록을 포함한다) 및 본 회에서 접수한 모든 문서를 말한다.

2. “중요문서”라 함은 권리의 취득ㆍ양도ㆍ제한ㆍ포기 및 의무의 부담 등 권리와 의무에 관한 문서, 법률관계의 증명에 관한 문서와 기타 회장이 중요하다고 정하는 문서를 말한다.

3. “대외문서”라 함은 대외적으로 시행되는 모든 문서를 말한다.

4. “처리부서”라 함은 당해 사무 처리를 주 관하는 부, 과, 계 등의 부서를 말한다.

5. “서명”이라 함은 문서상에 자기의 성명 또는 본인임을 알아 볼 수 있도록 문자를 자필로 표시하는 것을 말한다.

제4조 (사무관리의 원칙)

① 본 회의 사무처리는 문서에 의함을 원칙으로 한다.

② 본 회의 사무는 용이성, 정확성, 신속성, 경제성 및 책임성이 확보될 수 있도록 관리하여야 한다.

제5조 (서명의 등록)

임ㆍ직원은 서명에 사용할 성명, 문자의 형상과 기타 사무처리에 사용할 실인을 등록하여야 한다.

제6조 (금지사항)

① 중요문서는 사실의 부합 여부를 불문하고 직인을 찍어 작성하여야 하며, 개인의 서명 또는 날인만으로 시행하여서는 아니된다.

② 누구든지 정당한 권한 있는 기관의 의결과 결재를 받지 아니한 사항을 문서로 시행하거나 구두 기타의 방법으로 약정할 수 없다.

③ 본 회에서 작성하지 않은 문서(어음, 출판물 등 명칭을 불문한다)에 대하여는 본 회의 명의로 확인 등 일체의 행위를 할 수 없다. 다만, 회장의 결재를 받은 경우에는 예외로 한다.

제7조 (사무의 인계ㆍ인수)

① 임ㆍ직원이 이ㆍ취임, 인사발령 또는 사무분장 조정 등의 사유로 사무를 인계ㆍ인수하는 때에는 담당사무에 관한 진행상황, 관계문서, 자료 기타 업무와 관련되는 사항을 구체적으로 문서로 작성하여 인계ㆍ인수하여야 한다.

② 직원이 장기출장 또는 휴가로 인하여 근무를 이탈할 때에는 그 담당사무를 소속장이 지정한 자에게 인계인수하여야 한다.

 

 

 

제2장  문서의 관리

 

 

제1절 일반사항

제8조 (문서의 종류)

문서는 다음과 같이 규범문서, 권리문서, 지시문서, 공고문서, 비치문서 및 일반문서로 구분한다.

1. 규범문서는 종헌, 규정, 규칙, 시행세칙, 훈령, 예규 등 일정한 규범을 정하는 문 서를 말한다.

2. 권리문서는 사실, 권리의무 또는 법률관계의 증명에 관계되는 문서를 말한다.

3. 지시문서는 지시, 일일명령 등 하급부서 및 소속 직원에 대하여 일정한 사항을 지시하는 문서를 말한다.

4. 공고문서는 고시ㆍ공고 등 일정한 사항을 임ㆍ직원 또는 이해관계인에게 알리기 위한 문서를 말한다.

5. 비치문서는 대장, 카드 등 일정한 사항을 기록 비치하면서 업무에 활용하는 문서를 말한다.

6. 일반문서는 제1호 내지 제5호에 속하지 않은 모든 문서를 말한다.

제9조 (문서의 성립 및 효력발생)

① 문서는 당해 문서에 대한 정당한 권한 있는자의 결재가 있음으로써 성립한다.

② 대외문서는 수신자에게 도달됨으로써 그 효력을 발생한다.

 

 

제2절 문서의 작성

 

제10조 (문서의 문자)

① 문서는 한글로 작성하되, 올바른 뜻의 전달을 위하여 필요한 경우에는 괄호안에 한자 기타 외국어를 기재할 수 있다.

② 문서에 쓰는 숫자는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 아라비아 숫자로 쓴다.

③ 문서에 쓰는 날자의 표기는 숫자로 하되 년,월,일의 사이에는 온점을 찍어 구분하며, 시분의 표기는 24시간제에 따라 숫자로 하되 시,분의 사이에 쌍점을 찍어 구분한다.

④ 문자의 색깔은 검정 또는 파란색으로 한다. 다만, 도표의 작성, 수정 및 주의환기 등 특별한 경우에는 다른 색을 사용할 수 있다.

제11조 (문서의 규격)

① 문서의 작성에 쓰이는 용지의 크기는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 가로 210밀리미터, 세로 297밀리미터로 한다.

② 문서 용지의 색깔은 흰색으로 함을 원칙으로 한다.

③ 문서는 용지의 위로부터 30밀리미터, 왼쪽으로부터 20밀리미터, 오른쪽 및 아래로부터 각 15밀리미터의 여백을 두고 작성함을 원칙으로 한다.

제12조 (문서의 작성)

① 문서는 쉽고 간명하게 작성한다.

② 문서는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 한글 맞춤법에 따라 가로로 쓴다.

③ 중요한 문서는 항목이 바뀌거나 세부항목을 작성하는 경우를 제외하고는 띄어쓰기 외의 여백을 두지 않고 계속하여 작성한다.

④ 2개 이상의 항목으로 구분할 필요가 있는 경우에는 단계적으로 1, 가, (1), (가), 1), 가), ①, ㉮의 형식으로 구분함을 원칙으로 한다.

제13조 (문서의 수정)

① 문서를 삭제하거나 수정할 때에는 원안의  문자가 식별 가능하도록 두선을 긋고 날인하며, 추가 또는 수정사항은 자필로 기재하여야 한다.

② 시행문을 정정한 때에는 문서의 여백에 정정한 글자수를 표시하고 직인을 찍는다.

제14조 (문서의 간인)

다음 각호의 1에 해당하는 2장 이상으로 이루어지는 문서에는 간인을 하여야 한다.

1. 전후관계를 명백히 할 필요가 있는 문서

2. 사실, 권리의무 또는 법률관계의 증명에 관계되는 문서

 

 

제3절 문서의 기안

 

제15조 (기안용지)

① 문서의 기안은 기안용지에 의한다. 다만, 관계서식이 따로 있는 경우에는 그 내용을 관계서식에 기입하는 방법으로 서식기안을 할 수 있다.

② 기안문은 기관기호, 시행일자, 보존기간, 수신(경유, 참조)란, 제목, 본문 작성란, 결재란 (검토ㆍ협조자의 날인 또는 서명란을 포함한다)으로 구성한다.

제16조 (일괄기안)

문서의 내용이 서로 관련성이 있는 문서로서 동일한 기안용지에 일괄하여 기안하는 것이 필요하다고 인정되는 때에는 제1안ㆍ제2안등으로 구분하여 동일한 기안용지에 기안할 수 있다.

제17조 (기안문의 작성)

① 기관기호는 기관 또는 부서의 약칭으로 회장이 정한 기호를 기재한다.

② 시행일자는 보고 또는 내부결재 문서는 결재일을, 그 외는 시행일을 기재한다.

③ 수신란은 다음과 같이 기재한다.

1. 내부보고 또는 내부결재 문서는 “보고” 또는 “내부결재”

2. 일괄기안의 경우 각 안의 수신처가 다른 때에는 “각안참조”

3. 수신처가 일정한 내부조직에 모두 해당 되는 경우는 “각 지부장” “각 부ㆍ과장” 등

4. 수신처가 2 이상이고 제3호에 해당되지 않은 때에는 “수신처 참조”라고 기재하고 문서의 마지막 면 왼쪽 아래에 “수신처 :"란을 설정하여 수신처 명을 기재

④ 제목은 문서의 내용을 함축하여 정하고 그 뒤에 보고, 통보, 송부, 회신 등 적절한 단어를 덧붙여 기재한다.

⑤ 본문은 다음과 같이 기재한다

1. 본문에는 “00의 명에 의하여” “00규정 제0조에 따라”, “00의결에 따라, ”, “00 의 요청에 따라” 등 기안의 관련 근거를 명시함을 원칙으로 한다.

2. 첫줄은 제목의 시작 위치와 수직한 위치부터 시작한다.

3. 필요한 경우 본문의 내용 중 일부를 별도의 문서를 첨부하고 이를 인용하는 방법으로 작성할 수 있다.

4. 첨부물이 있는 경우에는 본문의 내용이 끝난 다음 줄에 첨부의 표시를 하고 첨부물을 세분하여 각 항목에 그 명칭과 수량을 기재한다.

5. 본문의 마지막에는 마침표를 찍고 한 글자의 여백을 둔 다음 “끝.”표시를 한다.

제18조 (기안자·발의자)

① 기안문의 결재란에는 기안자를 알 수 있도록 표시하여야 한다.

② 기안문에 첨부되는 계산서, 통계표, 도표 등에 작성상의 책임을 밝힐 필요가 있는 경우에는 해당 첨부물의 여백에 작성자가 작성일자 및 성명을 기재하고 서명하여야 한다.

③ 기안을 지시한 자가 있는 경우에는 기안문의 결재란에 발의자를 알 수 있도록 표시하여야 한다. 다만, 다음 각호의 문서는 이를 생략할 수 있다.

1. 검토 및 결정을 요하지 아니하는 문서

2. 제증명, 회의록 기타 단순사실을 기록한 문서

3. 서식기안 문서

4. 일상적. 반복적인 업무로서 경미한 사항에 관한 문서

 

 

제4절 문서의 결재

 

제19조 (검토 및 협조)

① 기안문은 결재권자의 결재를 받기 전에 보조기관 또는 보좌기관의 검토를 받아야 한다. 다만, 출장 등의 사유로 검토를 받을 수 없는등 부득이한 경우에는 사후에 받되 그 일자를 기재한다.

② 문서의 내용이 다른 부서 또는 기관과 관련이 있는 때에는 그 부서 또는 기관의 협조를 받아야 한다.

③ 제1항 및 제2항의 검토 또는 협조자는 서명란에 서명하되, 문서의 내용과 다른 의견이 있는 때에는 “의견첨부”라고 기재한 후 당해 문서 또는 별지에 의견을 표시하고 서명하여야 한다.

제20조 (결 재)

① 문서는 회장의 결재를 받아야 한다.

② 결재는 해당란에 서명함으로써 행하며 중요문서는 서명 옆에 결재일자를 기재한다.

③ 기안문의 결재시 제14조의 간인은 결재권자가 본 회에 등록된 실인으로 행한다.

제21조 (권한의 위임)

① 회장은 사무의 내용에 따라 그 보조 또는 보좌기관으로 하여금 위임 전결하게 할 수 있다. 다만, 이를 제한하는 다른 규정이 있는 경우에는 예외로 한다.

② 전항의 위임 전결사항은 시행세칙, 예규 등의 문서로서 정한다.

제22조 (전 결)

전결은 전결하는 자의 서명란에 “전결”표시를 하고 결재권자의 결재란에 서명한다.

제23조 (대 결)

① 결재권자가 휴가ㆍ출장 기타의 사유로 상당기간 결재를 할 수 없거나, 긴급한 문서로서 결재권자의 사정에 의하여 결재 할 수 없는 때에는 그 직무를 대리하는 자가 대결할 수 있다.

② 전항의 경우 중요문서는 결재권자에게 전화로 보고한 후 대결함을 원칙으로 하며, 사후에 결재권자의 후열을 받아야 한다.

③ 대결은 대결하는 자의 서명란에 “대결”표시를 하고 결재권자의 결재란에 서명한다.

④ 제2항의 후열은 대결한 부근 여백에 “후열”표시를 하고 결재권자가 서명한다.

 

 

제5절 문서의 등록

 

제24조 (문서등록대장)

① 총무과에는 문서등록대장을 비치한다.

② 문서등록대장은 연도별 일련번호, 등록일자, 수신처, 문서의 제목, 시행문의 발송방법 및 수령자의 서명란 등으로 구성한다.

제25조 (문서의 등록)

생산하는 문서는 결재가 끝난 즉시 문서등록대장에 기재하고 일련번호를 결재문서의 기관기호 우측에 기재한다. 다만, 내부결재 문서로서 일상적ㆍ반복적으로 처리하는 경미한 문서는 예외로 한다.

 

 

제6절 문서의 시행

 

제26조 (시행문의 작성)

① 결재를 받은 문서 중 발신을 하여야 할 문서에 대하여는 수신자별로 시행문을 작성하여야 한다. 다만, 다음의 경우에는 예외로 한다.

1. 모사전송으로 발송하거나 출판물 또는 유인물에 시행문을 인쇄하여 시행하는 경우에는 1부만 작성한다.

2. 전신 또는 전화로 발신하는 문서는 시행문을 작성하지 아니한다.

② 시행문에는 처리담당자의 소속부서, 성명과 전화번호를 기재하여야 한다.

제27조 (문서심사)

① 문서심사관은 직인을 관리하는 자로 한다.

② 회장의 명의로 발신하는 문서는 문서심사관의 심사를 받아야 한다.

③ 문서심사관이 문서를 심사하는 때에는 다음 사항을 검토하여야 한다.

1. 결재권자의 결재 여부

2. 타 문서와의 내용상 저촉 여부

3. 기안문과 시행문의 일치 여부

4. 등록번호, 시행일자, 보존기간 등 정형화 된 기재사항의 정확 및 누락 여부

5. 전결ㆍ대결 구분의 표시 및 착오 여부

6. 첨부물의 첨부 여부

7. 기타 문서 심사상 필요한 사항

④ 문서심사관은 제3항의 심사가 완료된 때에는 기안문에 심사일 및 심사자를 표시하여야 한다.

제28조 (발신명의 및 날인)

① 중요문서는 회장의 명의로 시행하며 그 시행문에 직인을 찍어야 한다.

② 전항 이외의 문서는 다음의 기준에 의한다.

1. 대외문서는 회장의 명의로 시행하며 직인을 찍는 것을 원칙으로 하되 경미한 사항은 회장이 서명 또는 날인한다.

2. 내부문서는 회장, 보조 또는 보좌기관의 명의로 시행하며, 당해 발신명의자가 서명 또는 날인한다.

제29조 (직인생략 등)

① 다수의 수신자에게 동시에 발신 또는 교부하는 문서에는 시행문 1부를 작성하여 날인하고, 이를 인쇄하는 방법으로 직인날인에 갈음할 수 있다.

② 전항의 경우 그 업무연락, 통보 등 경미한 내용의 문서에는 직인날인을 생략할 수 있으며, 이 경우 기안문 및 시행문의 발신기관명 위에 “(직인생략)”의 표시를 하여야 한다.

 

 

제7절 문서의 발송

 

제30조 (발송방법)

① 시행문은 총무과에서 발송한다.

② 문서를 발송할 때에는 기안문과 시행문에 발송일부인을 찍고 시행문에 문서 등록번호를 기재하여야 한다.

③ 문서는 우편으로 발송함을 원칙으로 하되 필요에 따라 인편, 모사전송, 전신ㆍ전화 등의 방법으로 할 수 있으며, 문서 등록대장의 소정란에 그 방법을 기재하여야 한다.

제31조 (발송근거)

① 내용이 특히 중요하다고 판단되는 문서는 인편, 배달증명 기타 발송사실을 증명할 수 있는 특수한 방법으로 발송하여야 한다.

② 문서를 직접 전달하거나 인편으로 발송하는 때에는 등록대장의 소정란에 수령자의 서명을 받아야 한다.

③ 문서를 내용증명, 전신의 방법으로 발송하는 때에는 우편취급기관이 확인한 서류를 기안문에 첨부하여 보관한다.

④ 문서를 모사전송으로 발송하는 때에는 시행문 하단 여백에 발송시간, 수신전화번호, 등을 기재한 후 발송자가 서명하여 이를 기안문에 첨부하여 보관한다.

⑤ 시행문서 없이 전화등으로 시행하는 때에는 기안문의 하단 여백에 발신시간, 수화자의 직위 성명을 기재하고 송화자가 서명한다.

제32조 (도달확인, 반송)

① 문서가 수신처에 도달되었음을 증명할 필요가 있는 때에는 수령증, 배달증명 등을 기안문에 첨부하여 보관한다.

② 문서가 반송된 때에는 반송문서철에 반송일자순으로 편철하여 보존하되, 제31조 제1항의 문서가 반송된 경우에는 문서등록대장에 반송일자, 반송이유를 부기한다.

 

 

제8절 문서의 접수ㆍ 처리

 

제33조 (문서 접수대장)

① 총무과에 문서 접수대장을 비치한다.

② 문서 접수대장은 연도별 일련번호, 접수일자, 발신처, 문서의 제목 등으로 구성한다.

제34조 (문서의 접수)

① 문서를 받은 경우에는 지체없이 총무과에 인계하여 접수토록 하여야 한다.

② 전화등 방법으로 수신한 경우에는 이를 문서로 작성하여 수신일시, 송화자의 직위 성명을 기재하고 수화자가 서명한다.

③ 총무과는 접수된 문서를 즉시 개봉 분류하여 문서 접수대장에 기재하고 접수문서의 첫면 좌측 하단에 접수일부인을 찍은 다음 그 일부인의 번호란에 일련번호를 기재한 후 처리부서에 인계한다.

제35조 (접수문서의 처리)

① 접수문서는 처리자를 기재한 후 보조기관 또는 보좌기관의 공람 서명을 거쳐 결재권자의 결재를 받아야 한다.

② 지급문서, 결재권자가 문서의 내용을 스스로 처리할 문서, 결재권자가 문서의 내용 또는 접수사실을 즉시 알고 있어야 할 문서는 결재권자의 선결을 받아야 한다.

③ 전항의 선결을 하는 결재권자는 문서의 처리기한이나 처리방법을 지시할 수 있으며, 필요하다고 인정하는 때에는 그 처리담당자를 따로 정할 수 있다.

 

 

 

제3장  문서의 보관 및 보존

 

 

제1절 문서의 보관

 

 

제36조 (미결문서의 보관)

1건 사무가 완결되지 않은 미결문서는 담당자별로 미결 문서 보관철에 가철하여 지정된 서류함에 보관한다.

제37조 (1건문서의 합철)

문서는 건마다 그 발생ㆍ경과 및 완결에 관계되는 문서를 처리 순에 따라 일괄하여 합철한다.

제38조 (완결문서의 분류)

처리 완결된 문서는 처리부서에서 기능종별로 분류한다.

제39조 (보관철)

① 완결된 문서는 기능종별과 보존종별로 보관철에 편철하여 보관한다.

② 보관철의 표지에는 보관철의 명, 연도, 부서명 등을 기재한다.

③ 보관철의 권두에는 색인목록표를 붙인다.

④ 보관철 내의 문서량은 300매를 원칙으로 한다.

제40조 (편철원칙)

① 보관철은 1건의 발생순서에 따라 최근문서가 상부에 오도록 편철한다.

② 보관철에 문서를 편철할 때에는 편철된 문서의 아래부터 위로 페이지번호를 기입하고, 색인목록표에 완결일자, 건명, 페이지 번호 등을 기재한다.

③ 문서의 일부를 다른 보관철에 편철하거나 별도로 보관하는 경우에는 원문을 사본하여 철한다.

제41조 (특수문서의 보관)

문서가 인쇄물 또는 책자 등으로 보관철에 합철하기 곤란한 경우에는 기록물의 보관예에 따라 별도 보관하되 보관번호 등을 기재하여 소재를 명확히 하여야 한다.

제42조 (서류보관함)

① 모든 문서는 지정된 서류함에 질서있게 보관한다.

② 서류함은 항상 담당자와 그 상급자의 지배하에 두어야 하며, 그렇지 못할 경우 시정하는 등 보안을 철저히 하여야 한다.

제43조 (전자문서의 보관)

문서 또는 문서의 내용이 디스크등 전자 기록장치에 저장되어 있는 때에는 아무나 이에 접근할 수 없도록 특별한 보안조치를 하여야 한다.

 

 

제2절 문서의 보존

 

제44조 (문서보존의 원칙)

① 완결된 문서는 지정된 보존장소에 연도별, 보존기간별로 총무부서에서 일괄하여 보존한다. 다만, 계속하여 사용하는 문서는 처리부서에서 보존한다.

② 전자문서는 용지에 출력하여 보존함을 원칙으로 하며, 파일로 보존할 필요가 있는 때에는 시디등 견고한 장치에 저장하여 보존하여야 한다.

③ 본 회의 모든 문서는 3년이상 보존한다.

제45조 (보존기간의 분류)

① 법령에 보존기간이 정하여진 문서는 보존기간을 그 이상으로 정하여야 한다.

② 권리ㆍ의무에 관한 문서는 분쟁의 시효기간 이상으로 정하여야 한다.

③ 문서의 보존기간별 분류는 다음과 같다.

1. 규범문서, 의결서, 주요부책 등 후일 영구히 증거 또는 참고의 필요가 있는 문서는 “영구보존문서”로 분류한다.

2. 영구보존할 필요는 없으나 중요한 문서로서 20년이상 보존할 문서는 “준영구 보존문서”로 분류한다.

3. 후일에 장기간 증거가 될 문서는 “10년보존문서”로 분류한다.

4. 후일에 증거 또는 참고가 될 문서는 “5년보존문서”로 분류한다.

5. 제1호 내지 제4호에 속하지 아니하는 문서는 “3년보존문서”로 분류한다.

제46조 (보존기간의 기산)

보존기간은 문서가 완결된 다음 해의 1월1일부터 기산한다.

제47조 (문서보존의 방법)

① 각 부서는 전연도에 완결된 문서와 그 목록을 3월까지 보존업무 처리부서에 이관하여야 한다.

② 보존업무 처리부서는 “보존문서 기록대장”을 작성 비치하여야 하며, 연2회 이상 보존문서의 현존 및 훼손 여부를 확인하여야 한다.

③ 영구보존문서와 준영구보존문서는 마이크로필름으로 촬영하거나 전자적 방식으로 복제한 후 보안이 확보된 별도의 장소에 보존한다.

제48조 (기록물의 보존)

본 회에서 발간하거나 수집한 서적, 자료 등 기록물은 기록물 등록대장에 등록한 후 일련번호를 부착하여 보존한다.

 

 

제3절 문서의 대출ㆍ열람

 

제49조 (사전승인)

당해 업무와 관련한 임ㆍ직원 외의 자에게 문서를 대출, 열람하게 하거나 등사하여 교부 할 때에는 신청서를 받아 사전에 회장의 결재를 받아야 한다.

제50조 (대출등의 절차)

① 보존문서를 대출, 열람, 등사할 때에는 “문서대출대장”에 일시, 문서철 또는 문서의 제목 기타 문서관리에 필요한 사항을 기록하고 수령자 또는 열람자의 서명을 받아야 한다.

② 대출기간은 7일 이내로 하며, 7일을 초과할 때에는 그 기간을 갱신하여야 한다. 다만 업무상 계속 사용할 필요가 있는 문서는 예외로 한다.

③ 대출문서등이 반환된 때에는 문서대출대장에 그 일시를 기록하여야 한다.

 

 

제4절 문서의 폐기

 

제51조 (문서폐기 금지)

① 회장은 자신의 재임 중 처리된 문서에 대하여는 보존기간이 경과하여도 폐기하지 못한다.

② 문서는 보존기간이 경과하여도 특별한 사정이 없는 한 폐기하지 않음을 원칙으로 한다.

제52조 (참고자료 보존)

폐기할 문서에 본 회의 역사 및 운영에 참고가 된다고 인정되는 문서가 있는 때에는 이를 참고문서로 재정리하여 기록물로 보존하여야 한다.

제53조 (문서폐기의 절차)

① 제51조의 경우를 제외하고 보존기간이 경과한 문서를 폐기할 때에는 회장의 허가를 받아야 한다.

② 문서를 폐기하는 경우에는 보존문서기록대장에 폐기일자를 기록하고, 일자, 목록, 방법 등을 기재한 폐기확인서를 작성하여야 한다.

③ 폐기문서는 소각함을 원칙으로 하되, 비밀문서 또는 특별한 경우를 제외하고는 재생자원으로 활용할 수 있다.

 

 

 

제4장  직인의 관리

 

제54조 (직인의 비치)

본회에서 사용할 인장은 회인, 회장직인 각 1개로 한다.

제55조 (부책의 비치)

① 직인의 관리를 위해 직인등록부와 직인관리대장을 비치한다.

② 직인등록부는 직인의 인영을 등록하고 사용개시 및 종료일자와 그 사유, 조각일시 및 조각업자를 기재하는 난 등으로 구성한다.

③ 직인관리대장은 날인일자, 수신처, 문서의 제목, 날인문서 수의 기재란 등으로 구성한다.

④ 직인관리대장은 미리 본 회 감사 중 1인의 간인을 받은 후 사용하여야 한다.

 

제56조 (직인의 등록)

직인은 직인등록부에 기재하여 등록하기 전에는 사용할 수 없다.

제57조 (직인의 보관)

① 직인을 보관할 자는 총무부서의 과장 이상인 자 중에서 회장이 정한다.

② 직인은 도난 또는 타인의 접근을 예방할 수 있는 회장이 정한 장소에 보관한다.

③ 직인을 보관하는 자는 정당한 사유없이 다른 사람에게 이를 보관 또는 관리하게 하거나 날인하게 할 수 없다.

④ 지위 고하를 불문하고 잠시라도 직인을 관리하는 자가 변경된 경우에는 직인관리대장의 마지막으로 기재한 다음 줄에 그 일시 및 사유를 기재하고 변경된 관리자가 서명하여야 한다.

제58조 (직인의 날인)

① 직인은 규정에 따른 절차가 완전히 이행된 문서가 아니면 이를 날인할 수 없다.

② 누구든지 직인관리대장에 기록하기 전에는 직인을 날인할 수 없다.

제59조 (직인의 갱신등)

① 직인이 분실 또는 마멸되거나 특별히 갱신할 필요가 있는 때에는 새로운 직인을 각인하여 등록 후 사용하여야 한다.

② 전항의 경우에는 문서로서 그 기록을 남겨야 하며, 또한 직인등록부에 그 사유를 상세히 기재하여야 한다.

제60조 (직인의 폐기)

① 사용하지 않는 직인은 반드시 폐기하여야 한다.

② 직인을 폐기하는 경우에는 그 일시, 방법등을 기재하고 폐기자가 서명한 직인폐기조서와 폐기된 후의 모양을 촬영하여 보존하여야 한다.

 

 

 

제5장  시행세칙 및 서식

 

제61조 (시행세칙 및 서식의 제정)

① 회장은 본 회의 업무처리에 관한 세부적인 사항을 정할 필요가 있는 때에는 시행세칙을 제정할 수 있다.

② 장기간에 걸쳐 반복적으로 사용하는 문서로서 정형화 할 수 있는 문서는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 서식으로 정하여 사용하되 시행세칙으로 정한다.

제62조 (서식의 종류)

서식은 다음과 같이 법령서식과 일반서식으로 나눈다.

1. 법령서식은 법령으로 의무화된 서식을 말한다.

2. 일반서식은 법령서식을 제외한 모든 서식을 말한다.

제63조 (서식의 설계)

① 서식은 특별한 경우를 제외하고는 서식기안문 및 시행문으로 갈음할 수 있도록 기관기호, 수신기관, 시행일 등의 항목을 넣어 설계한다.

② 법령에 기록할 사항이 의무화 된 업무와 관련한 서식은 그 사항이 누락되지 않도록 설계하여야 한다.

② 서식은 사무관리에 필요한 사항, 책임의 소재를 명확히 하기 위해 필요한 사항 등을 빠짐없이 설계하여야 한다.

③ 서식은 글자의 크기, 항목간의 간격, 기재할 여백의 크기 등을 균형있게 조절하여 알기 쉽고 기입이 용이하도록 설계하여야 한다.

제64조 (제정의 방법)

시행세칙 및 서식은 임원회의 심의를 거쳐 정하여 시행하고 시행 후 최초로 개최되는 평의원회에 보고하여야 한다.

 

 

 

※ 부  칙

제1조 (시행일)

이 규정은 2002. 2. 15 부터 시행한다.

제2조 (종전규정의 폐지)

종전의 회무집행세칙 직원근무에 관한 규칙은 이를 폐지한다.

제3조 (현서식의 사용)

이 규정에 의한 서식 제정시 까지는 현재의 서식을 그대로 사용한다.